有效期限是檔案價值體現的重要標志之一，因而超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。 鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。對此上海營信公司小編為大家介紹：作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術）技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。
一、 工業識別RFID檔案管理系統功能
1.檔案入館
新的檔案入館前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數據被傳送到中心數據館里以備系統其他模塊調用。
入館時，檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發出入館確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架，儲位指示燈亮起，管理人員將檔案盒放至指示燈所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統，入館結束。全部檔案入館完畢后，在查詢管理子系統中可對已入館的檔案信息進行查詢，從而實現對檔案的可視化、動態化管理。
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2.查閱
在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據館里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出館指令，儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出館指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出館口時，出館口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出館檔案一致后確定出館。此時，系統將記錄下檔案的出館時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。
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3.歸還
檔案歸還時，管理員使用RFID讀寫器讀出檔案，檢查借閱人的信息、借閱時間是否超期，確認被借閱的檔案數據是否與RFID標簽中的信息相同。這個過程如果如果有問題，系統會進入相應的處理模塊進行處理，沒問題則根據RFID檔案位置信息送回相應的位置。
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4.盤點
由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即獲取對檔案的相關信息以及相應的儲位信息，并自動返回所收集的信息與中心數據館中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。
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