當我們需要一份資料的時候,如何準確快速的找到呢?在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處,一份資料猶如縱里尋她千百度,可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直使檔案資料管理人員費勁了腦筋。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現(xiàn)象,而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問題的關(guān)鍵。RFID技術(shù)的引入將徹底改變?nèi)藗儗n案管理活動的認識。下面一起來看看上海營信公司RFID檔案管理吧。
一、RFID檔案管理案列介紹:
1、對館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡,作為出入檔案室的唯一身份標識,防止外來人員非法進入館內(nèi)。對檔案的類別、信息及年份等相關(guān)信息進行新建檔案和編目,并生成RFID標簽(UT201),同時數(shù)據(jù)會被傳送到數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫里,以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用和查詢。
2、通過RFID館員工作站來實現(xiàn)檔案借、還過程的自動登記。在館員工作站上的管理系統(tǒng)(B/S)中申請借閱,系統(tǒng)打印借閱檔案表,進入庫房拿檔案,之后在平臺上登記。如果是正確的檔案,系統(tǒng)檢測自動出庫,如果是非法檔案,非法出庫檢測RFID通道門會自動報警,檢測到檔案標簽會傳輸?shù)胶笈_系統(tǒng)。
3、在庫房檔案盤點時,檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)會發(fā)出盤點指令,MT7000RFID手持機掃描檔案標簽,收集存儲信息,并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息,由管理人員進行現(xiàn)場核對,使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息,從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。這樣就可以解決檔案管理方式中存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現(xiàn)象。
二、RFID檔案管理用戶收益:
1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。
2、快速掃描,且一次性數(shù)據(jù)處理量大。
3、標簽信息容量大,使用壽命長,可重復使用,3D設(shè)計。
4、安全性高。
5、抗污染性能強和耐久性,傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染,但RFID對水、油和化學藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。
6、體積小型化、形狀多樣化,RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制,不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。
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上海營信RFID智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率,不僅速度提高,更重要的是順架的準確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點,不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量,更能掌握檔案類別和實時位置信息,實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。
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